Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

 

Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки.

Особенности операций с подотчетными лицами

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться. Работник может получить деньги под отчет как в виде наличных (через кассу), так и в безналичной форме (путем перечисления на банковскую карту).

Как правило, выдача средств осуществляется на основании заявления сотрудника, при наличии согласования руководителя. В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств.

По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:

  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на командировку;
  • 5 дней — для отчета по средствам, выданным на командировку за границу.

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.

Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом. Работник может приобрести товар (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства. Оформив авансовый отчет и предоставив квитанцию об оплате, сотрудник получает возмещение потраченных средств.

Получите 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

Основные операции с подотчетными лицами рассмотрим на примерах.

Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы

Допустим:

ООО «Омега 1» через кассу были выданы средства сотруднику хозяйственного отдела Исаев К.Р. в сумме 34 500 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Фактически Исаев потратил 36 200 руб, о чем предоставил соответствующие документы. На основании авансового отчета и квитанций, Исаев была компенсирована сумма перерасхода.

В учете ООО «Омега 1» были сделаны такие проводки:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50/1 Исаев К.Р. получены средства под отчет через кассу ООО «Омега 1» 34 500 руб. Расходный кассовый ордер
10 71 Поступили канцелярские принадлежности, приобретенные Исаев (учтены за вычетом суммы НДС) 30 678 руб. Авансовый отчет, квитанции об оплате
19 71 Учтена сумма НДС (36 200 руб. * 18% / 118%) 5 522 руб. Авансовый отчет, квитанции об оплате, счет-фактура
91/2 19 Списание суммы НДС 5 522 руб. Авансовый отчет, квитанции об оплате, счет-фактура
71 50/1 Выдача Исаев К.Р. средств, израсходованных сверх суммы аванса (36 200 руб. — 34 500 руб.) 1 700 руб. Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, квитанции об оплате

Оплата услуг в возвратом излишка средств

Рассмотрим пример:

между ООО «Днепр» и ООО «Консультант Плюс» заключен договор на оказание консультационных услуг на сумму 7 200 руб., НДС Для оплаты услуг по договору сотрудник ООО «Днепр» Петренко В.Н. получил средства под отчет в сумме 7 500 руб. После осуществления расчетов с ООО «Консультант Плюс» Петренко предоставил авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Днепр» отразил данные проводки таким образом:

Дт Кт Описание Сумма Документ
26 60 Услуги ООО «Консультант Плюс» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб) 6 102 руб. Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости консультационных услуг 1 098 руб. Акт выполненных работ
68 НДС 19 Сумма НДС от стоимости консультационных услуг принята к вычету 1 098 руб. Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Через кассу ООО «Днепр» Петренко В.Н. получены средства под отчет 7 500 руб. Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 Отражена оплата консультационных услуг, которую осуществил Петренко В.Н. от лица ООО «Днепр» 7 200 руб. Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток неиспользованных средств возвращен Петренко В.Н. в кассу ООО «Днепр» (7 500 руб. — 7 200 руб.) 300 руб. Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ