Как посчитать среднесписочную численность в РСВ-1

Периодически бухгалтеру организации или коммерсанту необходимо определять численность работников.  Во всех документах, где производятся расчеты, требуется указывать среднюю численность работников.

Такая же ситуация складывается и при заполнении документа в ПФР. Там на титульном листе указывается среднесписочная численность в РСВ-1, которую нужно указывать в обязательном порядке. Как производить расчет по сотрудникам и выявить средние показания, рассмотрим в статье.

Правильность расчета среднесписочной численности

Форма документа РСВ-1 была утверждена постановлением Пенсионного Фонда. Среднесписочная численность нужна для правильного расчета налогов, взносов. При заполнении формы РСВ-1 на титульном листе есть графа, в которую бухгалтер должен внести численность сотрудников. ПФР не дает разъяснений, за какой период рассчитывать среднюю численность и как её считать.

Раз нет особых указаний, значит, можно пользоваться правилами, которые установил РОССТАТ.

Показатель численности можно будет отражать за определенный квартал, за тот, к примеру, за который сдается документ. Нужно обязательно обращать внимание, что при расчете средней численности сотрудников не стоит указывать работников, находящихся в декретном отпуске. Процедуру подсчета можно разделить на несколько частей:

• Производим вычисления всех сотрудников. В данном варианте берем все дни, которые входят в отчетный период.
• На втором этапе расчёта производим исчисление работников, которые трудились неполный день, за отчетные месяцы.
• Третий этап дает возможность произвести исчисление работников за отдельные месяцы.
• На четвертом этапе производятся исчисления сотрудников, которые трудятся неполный день, исчисляется за каждый месяц.
• На последнем этапе определяется среднесписочная численность за квартал.

Все значения должны округляться до целых чисел.

Исчисляем работников по первому этапу расчета

Первоначально подсчитываем количество договоров, которые действуют на момент заполнения документа. Сюда не включаем договора сотрудников:

• На совместительстве.
• Декретники.
• Ученики. Работники, вышедшие в отпуск без содержания для продолжения учебы.
• Работники, которые трудятся неполный рабочий день.
• Физические лица, с которыми заключены ГПД.

Итак, на примере рассчитаем численность сотрудников:

Допустим, что в нашей компании трудится 50 человек. В апреле с 1 по 15 работало 50 человек, с 1 по 30 работало 50 человек, в мае (с 1 по 15) вышло на работу 35 человек (люди ушли в отпуск на две недели), с 16 по 30 мая работало 50 человек. В июне (1-15) работало 50 человек, а с 16 по 30 – 35 человек.

• Апрель работало—1500 человеко-дней (50*15+50*15).
• Май отработало—1275 (35*15+50*15).
• Июнь отработало—1275 (50*15+35*15).

Вычисления по второму этапу расчета

Здесь высчитываются сотрудники, которые трудятся не полный день на предприятии. В данном варианте используется расчет по часам, отработанным работниками.

• Высчитываем, сколько часов отработали сотрудники с неполной занятостью.
• Умножаем рабочие часы фирмы на рабочие дни.
• Делим первый результат на второй.

Например, в компании работают 3 специалиста на неполной ставке.

• В апреле было отработано—63 часа (3 часа*21 раб. день).
• В мае—57 часов (3*19).
• В июне—63 ч (3*21 день).

В общей сумме сотрудники отработали:

• Апрель—189 часов (63*3 человека).
• Май—171 часа (57*3).
• Июнь—189 часов (63*3).

Вычисления по третьему этапу расчета

Нужно среднюю численность разделить на количество дней в месяце:

В апреле средняя численность составляет 50 человек (1500/30 дней).

В мае месяце — 42 (1275/31 и округляем до целого числа).

В июне — 43 работника (1275/3).

Исчисление по четвертому этапу

В этом случае вычисление происходит по общему количеству отработанных часов.

Допустим, что рабочий день в организации длится 8 часов.

Апрель отработали 2 человека (189/8/21).

Май отработали 2 человека (171/8/19).

Июнь — 2 человека (189/8/21).

Все числа округляются до целого числа в большую сторону.

Высчитали, сколько людей работало на полной ставке и сколько были задействованы на неполном дне. Теперь высчитываем среднесписочную численность работников за отчётный квартал. Для этого складываем результаты, которые были получены на третьем и четвертом этапе исчисления.

Получаем за квартал следующие цифру:

47 человек (50+2+42+2+42+2/3). Это и есть среднесписочная численность сотрудников в компании за 2 квартал.

Данную цифру нужно будет внести в первый раздел (титульный) расчета РСВ-1.

Итак, для того чтобы получить данные по среднесписочной численности, нужно знать следующие сведения:

• Сколько в компании установлено рабочего времени.
• Сколько часов отработали работники с неполной занятостью.
• Сколько дней в месяце, по которому ведется исчисление.
• Общее число договоров, заключенных с сотрудниками на полный день.
• Сколько договоров с сотрудниками, занятыми частично.

Используя все данные, можно без труда рассчитать сотрудников по требуемым значениям и внести корректные данные в отчетный документ.